Cách gộp nhiều file Excel thành một bảng bằng Power Query

Mỗi tuần bạn nhận nhiều file Excel từ các bộ phận hoặc chi nhánh và phải gộp lại thành một bảng tổng. Thay vì mở từng file để sao chép, bạn có thể dùng Power Query có sẵn trong Excel.

Vấn đề

Sao chép thủ công từ nhiều file dễ sót dòng, lặp dòng tiêu đề và phải làm lại từ đầu mỗi khi có dữ liệu mới.

Khi nào nên dùng

• Các file có cùng cấu trúc cột (ví dụ: cùng mẫu báo cáo).
• Dữ liệu nằm ở cùng một tên sheet trong mỗi file.
• Bạn cần gộp lặp lại theo tuần hoặc tháng.

Chuẩn bị

1. Tạo một thư mục chỉ chứa các file cần gộp, ví dụ Bao-cao-thang-10.
2. Đóng tất cả các file đó trong Excel.
3. Kiểm tra nhanh: dòng tiêu đề của các file giống nhau.

Các bước thực hiện

1. Mở một file Excel trống mới.
2. Vào tab Data → Get Data → From File → From Folder.
3. Chọn thư mục đã chuẩn bị và bấm Open.
4. Excel hiển thị danh sách file. Bấm Combine → Combine & Transform Data.
5. Trong hộp thoại Combine Files, chọn sheet chứa dữ liệu ở file mẫu, rồi bấm OK.
6. Cửa sổ Power Query Editor mở ra. Cột Source.Name cho biết mỗi dòng đến từ file nào. Kiểm tra dữ liệu.
7. Bấm Close & Load để đưa bảng đã gộp vào Excel.

Lỗi thường gặp

• Xuất hiện cột lạ hoặc cột trống: một số file có tên cột khác. Hãy sửa tên cột trong file gốc cho thống nhất rồi chọn Data → Refresh All.
• Lỗi khi gộp do file đang mở: đóng các file trong thư mục rồi thử lại.
• Có file không phải Excel trong thư mục: xóa hoặc di chuyển file đó ra ngoài thư mục.
• Không thấy From Folder: phiên bản Excel quá cũ hoặc không phải bản Windows đầy đủ.

Khi cần đơn giản hơn

Power Query mạnh nhưng có nhiều bước và thuật ngữ. TIS Excel Merge đang được phát triển để gộp nhiều file Excel trong vài bước, kèm báo cáo những file không đọc được.